Zarządzanie projektami polega na wykonywaniu wielu czynności, które muszą następować w określonym porządku angażując przy tym zazwyczaj więcej niż jedną osobę. Ważne terminy, których trzeba dotrzymywać, wymagające skupienia zadania, wciąż wymieniane z innymi członkami zespołu albo z klientem wiadomości, rozmieszczanie zasobów, nieustanny przepływ informacji – wszystkim tym obowiązkom trudno sprostać bez odpowiednich narzędzi, które wspierają naszą pracę i czynią zarządzanie projektami sprawniejszym, efektywniejszym, szybszym i mniej stresującym. W niniejszym tekście przybliżymy kilka z narzędzi cieszących się popularnością w środowiskach projektowych na całym świecie.
Evernote:
Nasz przegląd rozpocznie się od krótkiego omówienia aplikacji Evernote – narzędzia służącego do przechowywania i organizowania różnego rodzaju notatek, tworzenia list oraz archiwizacji. Notatki można porządkować za pomocą tagów i znaczników, da się także dodawać do nich załączniki. Gromadzone w Evernote notatki nie muszą być wyłącznie tekstowe – występują również graficzne albo nawet dźwiękowe. Notatki mogą być wykorzystywane m.in. do zorganizowania danych projektu, które następnie dokładnie się segreguje, aplikacja umożliwia także skanowanie i dodawanie związanych z projektem dokumentów. Evernote pozwala udostępniać wszystkie tworzone treści osobom, które same nie używają tego narzędzia. Dzięki obecnym w aplikacji listom kontrolnym i przypomnieniom użytkownicy mogą mieć pewność, że nie przegapili niczego ważnego i wszystkie elementy pracy następują po sobie we właściwej kolejności. Evernote jest dostępne w kilku pakietach – darmowym Basic, kosztującym 50 zł rocznie Plus, który oferuje większy limit transferu i dodatkowe opcje oraz Premium, za który należy uiszczać 99 zł rocznie i który zawiera jeszcze więcej udogodnień.
Jira.
Jira to oprogramowanie do śledzenia błędów oraz zarządzania projektami stworzone przez firmę Atlassian. Pozwala organizować pracę, uruchamiać i monitorować różne zadania w organizacji niezależnie od ich branży i podejmowanych aktywności. Występuje w trzech głównych wariantach – Jira Core (podstawowa platforma), Jira Software (m.in. do raportowania Agile, tworzenia harmonogramów prac czy tablic Scrum albo Kanban) oraz Jira Service Desk do obsługiwania zgłoszeń klientów. Jira umożliwia przydzielanie zadań poszczególnym użytkownikom, pozwala na planowanie przebiegów i charakterystycznych dla metodyk zwinnych sprintów oraz niezwykle ułatwia komunikację w zespole – wymiana informacji odbywa się w oknach dialogowych dzięki czemu ogranicza się wysyłanie e-maili. Omawiane narzędzie bardzo przydaje się w pracy zespołowej, konsolidując wokół siebie cały team. Tak jak większość innych narzędzi do zarządzania projektami, również Jira występuje w różnych wariantach, których zaawansowanie i możliwości działania wzrastają wraz z ceną; różne zespoły mogą zatem wybrać optymalny i najlepiej zaspokajający specyficzne potrzeby organizacji wariant.
Asana.
Asana to aplikacja do zarządzania zadaniami i projektami powstała w 2008 r. Funkcjonuje zarówno jako aplikacja webowa jak i narzędzie dostępne na urządzeniach mobilnych. Zadania w Asanie można przeglądać w formie tablic Kanban, kalendarza albo list zadań, narzędzie można tez zintegrować z TimeCamp, kalendarzem Google czy Plugin Chrome. Aplikacja jest dostępna w podstawowej wersji darmowej oraz rozbudowanych płatnych. Już na poziomie podstawowym użytkownicy otrzymują wiele możliwości: jest to tworzenie przestrzeni „workspace” dla projektu, do których można dodawać do 15 osób, dodawanie podzadań i załączników, ustalanie deadline’ów, przypisywanie zadań do konkretnych osób, konwertowanie zadań do projektów, scalanie zduplikowanych zadań i jeszcze więcej. W wersjach płatnych dochodzą do tego bardziej zaawansowane opcje statusów projektu, tworzenie zależności między zadaniami, możliwość tworzenia niewidocznych dla reszty prywatnych projektów i zespołów czy własne pola, które można dostosowywać do swoich potrzeb. Ceny płatnych pakietów rozpoczynają się od 9,99 dolarów miesięcznie.
Basecamp.
Basecamp to aplikacja wydana w 2004 roku, od niedawna, poza wersją webową, dostępna także na urządzeniach mobilnych. Posiada interfejs Holo Ul, w którym większość poleceń znajduje się w menu za lewą krawędzią ekranu. Najczęściej wykorzystywane funkcjonalności Basecampa to m.in. listy rzeczy do zrobienia, w których można po kolei „odhaczać” wykonane zadania i w ten sposób monitorować postępy w pracach nad projektem, harmonogramy, zaznaczane kamienie milowe w projekcie, czat grupowy, przestrzeń do współdzielenia dokumentów, plików i obrazów, kalendarz oraz pytania check-in. Basecamp umożliwia również komunikację z klientami w jednym miejscu do którego są przekierowywane e-maile. Nad dokumentami może pracować równocześnie kilka osób co znacznie ułatwia grupową kooperację. Aplikacja pozwala także tworzyć raporty, a o wszystkich istotnych kwestiach przypominają pojawiające się powiadomienia. Basecamp można zintegrować z innymi narzędziami, jest zatem użyteczne dla osób posługujących się w swojej pracy różnego rodzaju oprogramowaniem.
Workfront.
Workfront, wcześniej znany jako AtTask, to oprogramowanie do zarządzania projektami i pracy grupowej stworzone przez firmę o tej samej nazwie. Umożliwia pracę z projektami o bardzo różnej specyfice i charakterze, a także w różnych metodykach. Jest elastyczny i cechuje się dużą skalowalnością, która umożliwia korzystanie z Workfront zarówno w niewielkich, jak i zatrudniających tysiące ludzi organizacjach. Workfront pozwala na zaawansowane harmonogrowanie zasobów, dzięki zaś synchronizacji z innymi narzędziami, takimi jak MS Project, Jira, SAP, Google Drive, Dropbox, MS Visual Studio, MS Dynamics i inne, możliwe staje się importowanie i eksportowanie danych w zależności od bieżących potrzeb. System wspiera także zarządzanie portfelem projektów, a projekty można oceniać pod kątem uzasadnienia biznesowego. Zarządzanie kolejkowaniem priorytetyzuje obowiązki, a zarządzanie czasem opiera się na tworzeniu wspólnych kalendarzy i harmonogramów. Workfront zapewnia także możliwość dokładnego raportowania, m.in. właśnie z poziomu portfela projektów.
Zakończenie.
Powyższy przegląd narzędzi do skutecznego zarządzania projektami nie jest oczywiście w pełni wyczerpujący, a listę użytecznych produktów, które wspierają naszą pracę, czynią ją efektywniejszą i prowadzą do lepszych wyników, można jeszcze długo kontynuować. Poza wymienionymi, rynek oferuje jeszcze wiele innych przydatnych programów, które mogą okazać się nieocenioną pomocą dla kreujących projekty zespołów i organizacji. Znajomość tych narzędzi jest ważna dla wszystkich zaangażowanych w działania projektowe osób, warto zatem poszerzać swoją wiedzę i pozostawać otwartym na wszystkie pojawiające się w tej dziedzinie innowacje.
Altkom Akademia od 25 lat przekazuje wiedzę swoim słuchaczom – sprawdź aktualne Szkolenia na naszej stronie firmowej.
